Hvis man ønsker at få sjældenhedsudvalget til at tage stilling til en observation, skal dokumentationen - en SU-beskrivelse - sendes til SU. En SU-beskrivelse udfærdiges ideelt set lige efter observationen og udfærdiges gerne på baggrund af feltnotater (dvs. notater gjort under observationen). 

SU vil altid gerne se eventuelle feltnotater/feltskitser - disse vil ofte blive efterspurgt af SU ved fund af meget sjældne/sværtbestemmelige arter.

Hvis der findes fotos, video eller båndoptagelser af fundet bør disse selvfølgelig ledsage beskrivelsen, og SU's hovedregel er, at hvor sådanne eksisterer, skal de ses/høres af SU ved bedømmelse.

SU-beskrivelsen bør indeholde en beskrivelse af iagttagelsesomstændighederne, en beskrivelse af fuglen og lidt om dine egne erfaringer med fuglekiggeri. (Selve beskrivelsen af fuglen kan være en vanskelig sag, hvis man ikke har prøvet det før. Start eksempelvis med næbbet og fuglens hoved - derefter oversiden, så undersiden og til sidst halen. Det hjælper med kendskab til de enkelte fjergrupper, og det kan være en fordel, at have prøvet først med almindelige fugle. Det vil ligeledes være en god idé, at lave en skitse af fuglen)

Herunder følger en check-liste, som langtfra skal følges slavisk, med oplysninger som kan indgå i beskrivelsen. (Emner markeret med fed skal indgå i en beskrivelse):

Overskrift:
- Art (underart), antal, køn, alder
- Dato, tidspunkt (og observationstid)
- Sted
- Observatører
- Finder (hvis en anden har fundet fuglen)
- Kendte først og sidste dag (og observatører)

Tekst:
- Situationsbeskrivelse (rækkefølge af begivenheder)
- Afstand, flyvehøjde
- Optik (eller mangel på samme)
- Vejr- og lysforhold (Skydække, sigtbarhed, vind, lysforhold etc.)
- Habitat
- Arter til sammenligning
- Størrelse (og hvordan den er bestemt)
- Beskrivelse af selve fuglen (flyvemåde, farver etc.)
- Stemme
- Bestemmelse (hvordan er andre arter udelukket)
- Observatørernes felterfaring
- Erfaring med denne og andre arter
- Andre observatørers mening
- Fangenskab (observatørens mening om kategori)
- Adresse og evt. telefonnummer

Beskrivelser kan oploades til SU her:
http://su.dof.dk/su-opload/index.php